Regolamento sala di studio


L’accesso agli archivi pubblici e’ gratuito (D.lgs. 42/2004, art. 103). Gli studiosi sono tenuti a conoscere e a rispettare il Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici (All. A2 al D.Lgs. 196/2003) a disposizione degli utenti in sala di studio.

 

CONDIZIONI PER L’ACCESSO E PER USUFRUIRE DEI SERVIZI  DI SALA DI STUDIO

     

Deposito negli appositi armadi di borse, cartelle e custodie di pc. (La Direzione dell’Istituto non è responsabile di danni a computer lasciati incustoditi sul tavolo della sala di studio. Né, in caso d’interruzione di corrente, della perdita di dati sui computer allacciati alla rete elettrica dell’Istituto).

-  Esibizione di un documento d’identità in corso di validità.

- Compilazione della domanda di accesso su apposito modulo, avente validità sino al 31 dicembre dell’anno in corso. Nella domanda si indicherà con precisione l’oggetto/titolo della ricerca/studio. In relazione alla natura della ricerca, l’utente compilerà:

Mod. 16 con riferimento a ricerche di natura culturale/di studio e/o personale.

Mod. 17 con riferimento a ricerche per motivi non di studio (ad es. ricerche svolte nell’ambito di incarichi professionali, o ricerche di carattere amministrativo, etc.).

Una nuova domanda dovrà essere compilata ogni qualvolta l’utente modificherà l’oggetto della propria ricerca.

La dichiarazione dei dati personali nella modulistica ha natura obbligatoria, il rifiuto comporta l’esclusione dai servizi di sala. Responsabile del trattamento dei dati è il Direttore dell’Archivio. Gli utenti sono tenuti a prendere visione delle norme riportate sulla domanda e rispettarle.

Gli istituti, a norma dell’art. 71, c. 1 del d.p.r. n. 445/2000, sono tenuti ad effettuare idonei controlli, anche a campione sulle dichiarazioni rilasciate dagli utenti e, in tutti i casi in cui sorgano dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni.

- Apposizione della firma giornaliera sugli appositi registri (all’ingresso dell’Istituto e in sala di studio).

 

CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI

 

MODALITA’ DI CONSULTAZIONE

  • Richiesta al personale di sala, tramite apposito bollettario, di max 2 unità per presa, per un totale giornaliero di n. 6 (i mezzi di corredo sono liberamente consultabili).
  • La richiesta va fatta per singola unità. La consultazione è subordinata alla verifica dello stato di conservazione da parte degli assistenti della sala di studio.
  • Consultazione di una sola unità per volta.
  • Terminata la consultazione, e’ possibile richiedere al personale di sala di trattenere il pezzo in temporaneo deposito (fino a 2 unità per un massimo di 5 giorni).
  • Non possono essere evase richieste di unità in cattivo stato di conservazione (anche se non segnalate in inventario), in temporaneo deposito da parte di altri utenti o in uso al Servizio di fotoriproduzione o al personale dell’Archivio per attività di riordinamento e inventariazione.

N.B.: Le unità archivistiche contenenti dati non consultabili prima della scadenza dei termini di legge, dovranno essere preventivamente visionate dal personale addetto che provvederà ad estrapolare i documenti interessati, comunicandone all’utente la segnatura archivistica. Resta ferma la possibilità di richiedere la consultazione dei documenti contenenti dati riservati, anticipatamente alla scadenza dei termini di legge ai sensi dell’art. 123 del D.Lgs. n. 42/2004.

 

E’ VIETATO

  • Scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino.
  • Utilizzare qualsiasi tipo di materiale atto ad alterare i documenti, nonchè sottolinearli anche a matita.
  • Alterare, piegare e danneggiare in qualsiasi modo i documenti e i supporti.
  • Appoggiarsi sui documenti consultati con fogli sciolti, quaderni o altro per prendere appunti o effettuare trascrizioni.
  • Eseguire calchi e lucidi dei documenti.
  • Danneggiare o rimuovere contenitori o sue parti, sigilli, nastri e legature o parti di legature di qualsiasi genere, nonchè etichette.
  • Inserire fra i documenti segnalibri diversi da quelli forniti dal personale di sala, che saranno mantenuti soltanto nei pezzi in temporaneo deposito e rimossi al momento del ricollocamento.
  • Effettuare riproduzioni di documenti senza rispettare la procedura (vedi regolamento-fotoriproduzione).
  • Tenere sul tavolo di consultazione cibi, bevande e altri liquidi.
  • Fumare, ovvero fare uso di sigarette elettroniche all’interno della sala di studio o dell’Istituto (fatta eccezione per gli spazi esterni).
  • Trasferire dagli appositi spazi di consultazione gli strumenti di ricerca liberamente consultabili (in caso di necessità rivolgersi al personale di sala).

N.B. Gli utenti che non ottemperano alle disposizioni di cui sopra, dopo essere stati verbalmente diffidati, potranno essere allontanati dalla sala di studio. Nei casi più gravi, sono assoggettabili ai provvedimenti del superiore Ministero comportanti l’esclusione dalle sale di studio degli archivi di stato italiani e passibili di denuncia all’autorità giudiziaria.

 

CONSULTABILITA’ DEI DOCUMENTI

I documenti conservati negli archivi di stato sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli contenenti dati riservati, ai sensi dell’All. A2 del D.lgs. n. 196/2003 e del D.lgs. n. 42/2004:

a) Documenti dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell’art. 125 del D.lgs. 42/2004, relativi alla politica estera o interna dello stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data.

b) Documenti contenenti dati: “sensibili” (idonei a rivelare origine razziale ed etnica, convinzioni religiose, filosofiche o politiche, l’adesione ad associazioni, partiti e sindacati), nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

c) Documenti contenenti dati “sensibilissimi” relativi allo stato di salute, alla vita sessuale e a rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.

Anteriormente al decorso dei termini, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi. Sull’istanza di accesso provvede l’amministrazione che deteneva il documento prima del versamento, ove ancora operante, ovvero quella che è subentrata nell’esercizio delle relative competenze.

Il Ministero dell’Interno, previo parere del Direttore dell’Archivio di Stato e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’Interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli Archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini su indicati.


CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA PER IL TRATTAMENTO DI DATI A SCOPI STORICI

All.2 al D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196

 

REGOLE GENERALI DI CONDOTTA PER GLI UTENTI E CONDIZIONI PER LA LICEITA’ DEI RELATIVI TRATTAMENTI

 

- Chiunque accede, per scopi storici, a informazioni e documenti conservati presso pubbliche amministrazioni, contenenti dati personali (per i quali la legge prevede garanzie a tutela degli interessati), in considerazione dell’interesse pubblico allo svolgimento di tali trattamenti, è esentato dall’obbligo di richiedere il consenso degli interessati.

- L’utilizzazione dei “dati personali” (qualunque informazione relativa a persona fisica, giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale) deve rispettare le previsioni di legge e quelle del Codice di deontologia e buona condotta, l’osservanza del quale costituisce condizione per la liceità del trattamento dei dati.

- Nell’accedere alle fonti gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, adottano le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.

- Gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità di cui all’art. 7 del d.lgs. 30 luglio 1999, n. 281.

- Diffusione: nel far riferimento allo stato di salute delle persone, l’utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.

- L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.

- La violazione delle prescrizioni del Codice di deontologia e buona condotta è comunicata agli organi competenti. L’amministrazione può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole del codice.

 

BIBLIOTECA: Al momento i volumi della biblioteca non sono consultabili.